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對加強檔案工作的幾點思考
更新時間:2012/11/15

對加強檔案工作的幾點思考
濮陽市經濟開發區地方稅務局  盧瑞卿


  隨著改革開放的不斷深化,檔案工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要,檔案管理工作如何適應新形勢發展,與時俱進,為社會服務,是當前和今后將長期面臨的重大課題。結合我局檔案工作實際,就檔案工作談幾點粗淺看法。
  一、檔案工作取得的成績
  多方搜集整理資料,建立了綜合檔案室。建局以來的大量資料,零散存放于各科室和個人手中,沒有綜合檔案室,缺乏系統的管理,更難的是資料缺失嚴重。為此,我局積極開展了“我為檔案管理等級認證獻一策”活動,充分發揮離退休老同志、老班子成員、局中層領導的聰明才智,仔細回憶,悉心挖掘,盡量充實,共搜集、整理、歸檔文書檔案2285卷,稅收檔案520卷,會計檔案290冊,榮譽檔案57件,科技檔案120件,聲像檔案164張,共計3436卷。完成了1994年10月至2010年10月《濮陽市經濟開發區地方稅務局稅務志》的編篡任務;并對1994年至2010年的《基礎數字匯集》進行了編寫。配置了刻錄機、掃描儀、去濕機等設備,做到了庫房、辦公室、閱文室三分開,硬件設施達到“三鐵”、“十防”措施要求。特別是《基礎數字匯集》的編寫,表明了局班子是對地稅工作的負責,是對同志們的負責,同時,負責任的把幾任會計的原始憑證、賬本都一一進行搜集整理,裝訂成冊,納入了規范化管理軌道,解決了同志們的后顧之憂,由原來的分散型到集中型,由過去的不規范到現在的規范,增強了團結和協作氣氛,達到了資源共享,解決了多年未決的歷史遺留問題。
  二、檔案工作存在問題
  1、檔案人才隊伍結構不合理
  專業人才缺乏,檔案員大多數為兼職,工作任務繁重,往往顧此失彼,且工作人員變動頻繁,影響了全縣檔案工作的有序開展。
  2、檔案信息化建設嚴重滯后
 檔案建設起步晚,起點低,缺乏總體規劃、政策支持、建設資金和信息化專業人才等各種原因,紙質檔案數字化進程緩慢,有的單位甚至根本沒有開展該項工作;電子文件歸檔、檔案信息資源建設、檔案信息開放和利用等落在了后面。
  3、重大建設項目檔案驗收和重大活動檔案收集困難
  重大建設項目檔案和重大活動檔案由于相關承辦單位對檔案資料的不夠重視,檔案行政管理部門又無法直接參與檔案的收集工作、整理工作,至使重大項目建設和重大活動所產生的資料、照片、音像檔案的收集不齊,整理不規范,保管不集中,無法接收進館。
  三、對檔案工作的幾點思考
  1、加大宣傳力度,提高全局檔案法律意識。要開展各種宣傳教育活動,深入宣傳檔案工作的相關法律法規知識,加強對全體機關干部特別是科室負責人和檔案管理人員的宣傳,增強檔案工作意識,明確工作職責,依法認真負責地做好檔案工作。
  2、優化人才隊伍,提高檔案管理的水平。一要通過各種有效途徑,引進和配備檔案管理的專業人才,不斷加強學習和培訓,提高檔案工作人員的業務素質,全面提高依法管理、依法治檔的水平。二要保持檔案員的相對穩定,切實加強對檔案員的培訓指導力度,提升基層檔案工作水平。三要樹立積極有為、開拓創新的工作理念,不斷適應新時期檔案工作的需要,為社會經濟全面發展提供優質的檔案服務。
  3、加大信息化建設投入,加快信息化建設步伐。信息化建設工作是檔案工作的薄弱環節,要改善信息化建設的落后面貌,主要應做好三個方面的工作:
  一是配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件設施(包括較高配置的服務器、高速掃描儀等),從而來加快數字化建設的步伐。
  二是抓好信息人才建設。檔案工作向前發展的趨勢,對檔案工作人員的專業結構提出了新要求,即一方面需要大量的信息處理人員,數據庫生產與維護人員等;另一方面,信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步,使檔案工作中的新問題、新技術層出不窮,因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新提出了更高的要求。檔案工作現代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平,更大程度上取決于他們的知識的補充和更新的速度。面對人員需求上的這一變化,檔案人員必須不斷更新新知識結構才能適應形勢的發展,以適應檔案工作現代化的需要。
  三是建立完整的檔案數據庫和檔案網絡。數據庫管理和檢索服務系統是實現檔案信息化的基礎。利用計算機對檔案信息的處理技術,這項技術可以”捕捉”任何現存的東西,包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料,把它們轉換成數字形式,永久地保存起來。利用計算機、掃描儀等技術和設備,將館藏檔案信息數字化,建成各種專業性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也保護了檔案信息資源。建全內部局域網,充分發揮內部局域網優勢。

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