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異地查檔的問題及建議
更新時間:2019/11/8

異地查檔的問題及建議

婁紅

異地查檔是近年來出現的一種新型查檔方式,它具有方便快捷的特點,可以為廣大的查檔者提供極大的便利。當前,我國各地異地查檔工作呈現出快速發展的趨勢,并且范圍越來越廣,從單一區域逐漸擴大了全省范圍和多省市跨地區查檔。在異地查檔實踐快速發展的同時,國內學界的研究卻相對滯后,筆者在知網檢索篇名含“異地查檔”的文獻,共得到27個結果,其中絕大多數為篇幅很短的消息,只是單純地介紹一項工作,鮮有研究性文章,尤其缺少比較系統和深入的研究。鑒于此,本文將分析異地查檔的類型、特點以及可能面臨的問題,并提出建議,希望對實踐工作和相關研究有所裨益。

一、異地查檔的類型

傳統的查檔方式,是查檔者到保管檔案的地方檔案館現場查閱,由工作人員出具檔案復制件作為證明材料。異地查檔是相對于傳統查檔方式而提出的概念,廣義上而言,凡是不需要到保管檔案的檔案館查檔,就可以獲得檔案館出具的證明材料,都可以稱之為異地查檔。廣義上的異地查檔包括以下幾個類型:

1.跨館查檔

所謂跨館查檔,就是在某一個檔案館,可以查詢到保存在另外一個檔案館的檔案,并獲得證明材料,一般是指在居住地或者工作地的檔案館查詢保存在外地檔案館的檔案。我國當前正在快速發展的異地查檔,主要就是指這種方式。江蘇省寶應縣檔案館首例“異地查檔、跨館出證”服務就是一個很好的例子,2019年1月11日上午,高郵的姜女士因需要查找自己的婚姻檔案,但又記不清是在寶應還是在高郵登記的,所以先到寶應縣檔案館查詢個人婚姻檔案,工作人員在查檔系統未檢索到姜女士的婚姻記錄,之后通過“江蘇省民生檔案服務平臺應用系統”向高郵市檔案館提交跨館查檔申請,很快查到了姜女士的婚姻檔案,并為其出具了證明。

2.電話查檔

電話查檔也是一種比較便捷的查檔方式,在現實中也比較多見,主要服務對象是居住于外地、不便到檔案館查檔的人。筆者所在的山東省諸城市檔案館就曾多次接到來自外地的查檔者的電話,請求幫助查閱參加工作時間、退伍登記等相關檔案材料。一般來說,電話查檔處理方式有兩種:一種是查檔者只需要了解和確認檔案材料中所記載的信息,不需要檔案館出具證明,工作人員將查檔者相關信息進行登記后,口頭告知其檔案信息即可;另一種是查檔者需要檔案館開具證明材料,工作人員會首先要求其提供合法身份證明及介紹信,待收到合法查檔證明后為其開具檔案證明,并按實際需要選擇適當方式郵寄給查檔者。2018年10月,諸城市檔案館接到上海市閔行公證處電話,稱其受理了當事人吳某關于繼承其姐姐遺產的公證申請,對吳某提交的由本館出具的證明其家庭關系的檔案材料請求核實。根據查檔電話提供的線索,檔案館工作人員很快為其找到了所需檔案,并約定上海閔行公證處提供介紹信及其經辦人、當事人身份證件后,為其出具檔案證明。就這樣,無需千里跋涉費時費錢,通過簡單的電話和信函,一次重要查檔工作就完成了。通過電話查檔,諸如上海閔行公證處等遠程查檔者,無疑是最大的受益者。

3.網上查檔

網上查檔是伴隨計算機信息技術的普及而出現的一種新型查檔方式,這種查檔方式按照查閱內容的不同,可以分為兩種:一種是網上只能查詢到檔案目錄,第二種是網上可以查閱檔案材料全文。當前,第一種方式在我國已經比較普及,各地都相繼建立起了檔案目錄中心。據知網檢索篇名“異地查檔”顯示,最早的一篇文獻《安徽靈璧“知青檔案目錄”為異地查檔提供方便》,就是介紹2013年蘇州的一名查檔者在靈璧檔案信息網上檢索到其知青檔案目錄,根據目錄最終查到了所需要的檔案。網上查閱檔案材料全文,目前在我國已有部分檔案館開展了相關的工作,但各地發展不一,水平參差不齊,大都持有保守態度,總體上仍然處于探索階段。

二、異地查檔的特點

相比于傳統的查檔方式,異地查檔有兩個突出的特點:

1.方便快捷高效

首先,異地查檔改變了傳統查檔“需要跑腿”的低效率,具有方便快捷高效的特點。傳統查檔方式,查檔者必須親自到檔案館,才可以查閱檔案,如果距離很遠,就需要付出很多時間和金錢。通過異地查檔方式,查檔者在居住地檔案館,甚至足不出戶,就可以查閱外地檔案館的檔案,獲得檔案館開具的證明材料,這對查檔者而言無疑是非常便捷的,可以同時降低查檔者的時間和金錢成本。對檔案館而言,異地查檔的效率也更高。

2.利用現代技術

傳統查檔方式,檔案館工作人員在館內接待查檔者,采用手工或計算機檢索查檔方式。異地查檔更多地使用了現代技術,尤其是計算機信息技術。無論是跨館查檔、電話查檔,還是網上查檔,都需要有現代技術做支撐。我國政府大力倡導“信息多跑路,群眾少跑腿”,要做到這一點,就必須充分利用現代技術。異地查檔正是借助現代技術,實現了這一點。

三、可能出現的問題

異地查檔可以極大地方便廣大查檔者,同時也可以有效提升檔案館的工作效率,但也存在潛在的問題,主要包括以下幾個方面:

1.技術人才匱乏

異地查檔是檔案館充分利用現代技術而采取的查檔方式,在這個過程中,無論是檔案網站的建設運行,還是查檔平臺的維護,幾乎每一個重要的環節都需要信息技術人才持續投入工作。然而,當前我國各地檔案館,尤其是縣市級檔案館,信息技術人才是非常匱乏的,尤其缺少高水平的人才。這使得很多地方檔案館在開展異地查檔工作中,技術方面高度依賴信息技術公司。從長遠來看,這種情況存在兩個比較大的風險,一個是信息泄露風險,另一個是公司破產倒閉的風險。

2.缺少法律制度保障

異地查檔是近幾年才產生的一種新生事物,各地檔案館都是在不斷探索之中,可以說是摸著石頭過河。雖然少數省市出臺了相關規定,如四川省出臺了《四川省國家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務辦法》,但總體而言,我國異地查檔,仍然缺少統一的、具有約束力的規范,缺少法律制度保障。諸如查檔者需通過何種方式提供何種身份證明、可以異地查詢哪些類別的檔案、開具證明材料如何使用印章、郵寄證明材料的方式途徑等等,都需要有比較明確的指導性意見。

3.跨區域查檔缺少統一規劃

異地查檔如果只是在一個較小的范圍內,比如在鄉鎮檔案室查詢縣級檔案館的檔案,不會涉及到統一平臺的問題。當異地查檔的范圍突破縣級行政區域,尤其是出現跨市、跨省的異地查檔時,就會面臨統一平臺的問題。我國各地檔案館的檔案網站和查檔平臺都是獨立建設和運行的,相互之間存在技術上兼容性問題。當前,我國已經出現了跨省的異地查檔工作,滬、蘇、浙、皖三省一市就已經啟動了這項工作?梢灶A見,未來跨省的異地查檔工作所涉及的省市數量會越來越多。統一的平臺如何建立和維護,經費如何保障等等,都需要有統一的規劃。

四、建議

1.引進高素質技術人才

從長遠來看,檔案館的技術工作,包括異地查檔中的技術工作,都必須降低對信息技術(下轉32頁)(上接59頁)公司的依賴,只有這樣才有利于檔案信息技術工作長期可持續發展,才可以避免信息泄露和公司倒閉造成的風險。要做到這一點,就必須引進高素質的信息技術人才。檔案館要通過政策、收入等方面的傾斜來吸引高素質人才的加入,并使其長期留在技術崗位上,發揮他們的專長。

2.出臺相關規范

異地查檔是一種新型的查檔方式,可以為群眾提供極大的便利。但每一種新生事物的產生,都會產生很多新的問題,如何預見和有效應對可能出現的問題,都需要完善的法律制度的保障。異地查檔如何規范化運行,原有的查檔方式與異地查檔二者如何協調,責任如何追究等等,這些都需要國家出臺相關規范,來指導現實的工作。

3.創建全國性平臺

我國的異地查檔工作從單一的行政區域開始,已經逐漸發展到了省域范圍,并出現了多省市合作的情況。這種快速發展的局面,已經告訴我們,有必要建立一個全國性的異地查檔平臺,將全國各級地方檔案館都囊括在內,各地檔案館可以根據自身的工作進展逐步加入平臺。統一的全國性平臺可以免去地方平臺重復建設的成本,同時也可以將風險降到最低。

總之,異地查檔符合時代發展的要求,符合人民群眾對提高政府工作效率的訴求。異地查檔是新生的事物,其快速發展在帶來便利的同時,也將面臨新的問題,我們應該對此給予足夠的認識。

(作者單位:山東省諸城市檔案館)


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