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數字檔案室建設的實踐與探索
更新時間:2019/11/8

數字檔案室建設的實踐與探索

張晶

  數字檔案室是指以電子檔案為對象,以計算機等數字設備為手段,基于網絡實現檔案的收集、整理、保管、保護及共享利用,是各單位辦公自動化的一個必需的組成部分,是單位信息化建設的基礎內容。傳統檔案室到數字檔案室的變革,是信息化條件下的必然選擇,是檔案工作發展的內在需求,是實現電子文件全過程管理和推動檔案工作轉型升級的最佳途徑。

  一、數字檔案室建設概況

  1.政策推進

  國家檔案局于2014年和2016年分別發布《數字檔案室建設指南》(以下簡稱《指南》)和《數字檔案室建設概論》,從數字檔案室的內涵、內容和建設要求等幾方面明確了建設要點!吨改稀分赋,數字檔案室具有檔案資源“數字”化、檔案實體“虛擬化”、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化的特點。從而可以看出,數字檔案室不僅具備傳統檔案室的基本功能,而且在管理檔案的載體方面更加全面,管理流程更加連續系統,服務方式更為智能。同時,《指南》指明了數字檔案室的建設原則,應當遵循“資源為先,標準規范,整體推進,確保安全”的原則,統籌規劃,積極實施,務求實效。陸續出臺了一系列相關標準,為數字檔案室的規范建設提供了保障。所以,以檔案資源為根本,標準為保障,技術為支持的數字檔案室建設,能夠達到檔案信息資源有效管理和利用共享,從而實現檔案信息資源的全過程管理,與數字檔案館無縫銜接。

  2.技術推進

  數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”,是電子化的信息倉儲,給檔案信息管理帶來了極大的便利。我國的數字檔案室建設從2000年后增多,在建設初期,借鑒了圖書情報領域的數據挖掘技術,采用傳統的抽取、分類、聚類和關聯分析法進行資源管理。而隨著理論的完善和實踐的推進,越來越多的融以大數據、云計算、算法和水印技術等網絡技術進行管理,多采用“三網一庫”基礎設施建設,北京市77%的市屬單位都是用電子檔案管理系統,云南各館室還設立了電子文件中心、電子檔案查閱場所等,多依靠網絡技術,從軟硬件設備方面保障了數字檔案室的基本建設。天津市的“一站式”查詢服務,長春市開展的網上惠民工程、遼寧省的檔案信息共享平臺等,都利用網絡之便,使數字檔案室成為真正意義上的“沒有圍墻”的信息利用中心。而在數字檔案室信息安全方面,各省市均采用檔案數據異地備份的方法,建立“本地、同城、異地”備份體系,互結為檔案異地備份基地,確保數字檔案室信息安全。

  3.實踐推進

  從實踐角度來講,數字檔案室是真正意義上的中國創造。在我國建設數字檔案室的實踐過程中,各級政府都積極的進行了有益的探索,而且數字檔案室建設大都列入了各級政府工作規劃,如福建省將數字檔案建設納入“數字福建”建設規劃等。同時,浙江省政府下發決定,將數字檔案室建設納入浙江省政府直屬單位工作責任制目標考核中。而且在實踐推進中,還形成了具有中國地方特色的數字檔案館室,如太倉市數字檔案室,長春數字檔案室等。在提供服務方面,天津市的“一站式”查詢服務,長春市開展的網上惠民工程、遼寧省的檔案信息共享平臺等,都利用網絡之便,使數字檔案室成為真正意義上的“沒有圍墻”的信息利用中心。而在數字檔案室信息安全方面,各省市均采用檔案數據異地備份的方法,建立“本地、同城、異地”備份體系,互結為檔案異地備份基地,確保數字檔案室信息安全。這些實踐對中國今后的數字檔案室建設的發展都有著積極的借鑒作用。

  在政策、技術和實踐的三重推動下,數字檔案室的建設正穩定和健康的發展。而在其發展過程中,形成了幾種有代表性的數字檔案室模式,這對其未來發展有很好的借鑒作用。根據其發展特點,對其實踐方法進行介紹,從而總結經驗,促進數字檔案室的發展。

  二、數字檔案室建設進展

  通過對數字檔案室建設進行分析,總結了“太倉模式”“遼寧模式”“天津模式”,就其特色之處進行分析研究,從而思考我國數字檔案室建設的新方向。

  1.太倉模式

  在信息化的背景下,江蘇省太倉市主動推進本市的數字檔案館室的建設。2011年12月在全國率先實現館藏檔案和所有進館單位檔案的兩個百分百數字化,2012年3月成立全省首家縣級以上電子數據備份中心。作為縣級檔案室,其建設過程對其他地區數字檔案室建設有著很大的借鑒意義。

  以實際技術推動數字檔案室建設。太倉市先后開展國家級省級課題研究多個,獲得國家、省、市級獎項十余個,并將實際科研技術投入到數字檔案室建設中來,實現技術與實踐的結合。同時,積極尋求專業力量和有關高校的支持合作,將電子文件管理、RFID等技術調整優化后應用到實際館室建設中去。太倉市開辟了一條新的建設路徑,不再墨守現成的技術,而是積極主動的去開發和探索適合自己的數字檔案室之路。應該認識到,數字檔案室建設是一項具體操作的實際工作,在其建設中應采用具體可行的技術支持,才能促進其健康發展。

  推動館室一體共享共建。太倉市采用的是數字檔案館室一體建設,以館帶室,以室促館,保證電子文件運轉流程的連續性和全程性。同時,全方位構建檔案數字化建設服務體系,建立太倉市數字檔案館室系統,實現在線歸檔、在線服務、在線利用的電子管理模式。而且,兼顧建設民生檔案基層查閱窗口,將民生檔案查閱服務延伸到村和社區,使檔案不再是“圍墻里的信息”,而是真正成為人們生活的一部分。

  2.遼寧模式

  遼寧省響應國家信息化建設的號召,積極推動本省數字檔案室的建設。采取館室一體的建設模式,同時將本省十四個市的數字檔案室建設工作連成一體,共同發展,形成獨具特色的“遼寧模式”。

  推進信息異地共享。數字檔案室建設的目的是對數字檔案資源進行規范管理,從而最大化的服務利用者,實現信息共享。為此,遼寧省下發了省直機關電子文件接收與歸檔平臺,實現在線歸檔,縮短時滯,及時掌握更多的信息資源。最為特色的是建立檔案網站信息資源共享平臺,實現全省14個市檔案目錄及現行文件的異地共享,推動異地服務,方便利用者的查詢。數字檔案室的異地共享順應了人口流動的趨勢,符合檔案工作的目的,也推動了各市之間的聯系,促進了整體數字檔案室建設的進程。endprint

  推進信息異地備份。安全問題是數字檔案室建設要考慮的重要問題。遼寧省在推進數字檔案室建設過程中,省館與本省各市簽訂“電子檔案異地備份存儲協議”, 在整合全省信息資源的前提下,打通和聯接數據庫,實現異地備份,確保信息安全。在現階段,異地備份是確保信息安全的有效措施之一,能夠提高數字檔案室的抗風險能力。

  3.天津模式

  天津市以實際行動開展檔案信息數字化,實現“數字升級”,形成“數字導向”,從制度、基礎設施等方面入手,推動數字檔案室的健康發展,形成適合本市情況的“天津模式”。

  推行制度標準。制度建設是數字檔案室健康發展的保障,標準制定可以促進數字檔案室的規范化建設,二者是天津市建設數字檔案室的首要任務。天津市檔案局相繼出臺了《天津市機關數字檔案室建設規范(試行)》《天津市機關數字檔案室建設測評辦法和標準》以及《天津市文書類電子文件數據存儲結構規范》和《天津市文書類電子文件元數據規范》兩個地方標準,從具體職責、措施以及測評方法等方面提出具體規定,規范數字檔案室建設,使數字檔案室建設有法可依、有章可循。所以,宏觀建設是保障數字檔案室建設的基本手段,促進其建設的標準化,有助于其適應地區的實際情況,也方便與檔案工作的對接。

  加強基礎設施。數字檔案室建設是一項系統工程,基礎設施建設是基本內容,天津市根據實際情況,改建了傳統的“三網一庫”,建立了基于互聯網的全市檔案信息共享平臺和基于政務網的電子檔案接收報送平臺。同時,在數字資源建設方面,不斷完善專題檔案數據庫和目錄庫,確保了數字資源的安全管理和合理利用。所以,在數字檔案室建設中,應注重基礎設施的建設,保障整個系統工程的基礎,同時可以根據實際情況的差異進行調整,是數字檔案室更符合本地區的發展需要。

  無論是太倉模式、遼寧模式還是天津模式,都是依據本省市的具體情況,結合信息化大背景,開展的數字檔案室的建設探索。除此之外,如長春的“常用常掃、現用現掃、以用定掃”的“三掃”模式,同樣對數字檔案室建設有著重要的借鑒意義。數字檔案室建設不能拘泥于某一種模式,具體情況具體分析,結合實際情況,切實開展工作,從而推動數字檔案室的建設進程。

  三、數字檔案室建設問題與展望

  通過對特色數字檔案室建設模式的分析和總結,雖然建設取得一定的成績和成效,但在建設過程中仍然遇到諸多問題與困惑,傳統體制和觀念的慣性、建設經費不足及前瞻性規范制度的缺失,以及與當前結構化改革不適應的情況都為數字檔案室的深化與擴展帶來了一定阻力。因此,在今后的建設工作中,應努力打造主導式、一體化和開放式的數字檔案室。

  1.面向用戶,打造需求主導式數字檔案室

  數字檔案室是我國信息資源開發的主要陣地之一,如何更好的開發檔案信息資源一直是其關注的重要問題。隨著國家供給側改革的推進,對信息資源開發的結構性調整也提出了新的要求。從需求側來看,不同利用主體對檔案資源的需求各異,這就要求作為信息存儲開發和利用的數字檔案室要相應作出調整。首先,從供給角度出發,推進檔案資源的結構性調整,不斷提高檔案信息的開發層次,淺加工和深加工相結合,挖掘檔案的潛在信息,激活檔案的潛在價值。關注對檔案的分析、濃縮和提煉,根據不同需求進行專題性開發。其次,從用戶需求入手,綜合運用科學技術,提高不同技術之間的兼容性和互操作性,縮短與利用者之間的“時滯”,提高館藏資源對需求變化的靈活性和適應性,擴大信息的有效供給。第三,保證開發模式的創新和順利進行,應推動相關的制度設計與標準創新,及時推動信息的開發和利用,保證信息的驅動型增長。

  2.館室聯動,打造一體化數字檔案室

  就目前我國數字檔案室建設情況來看,數字檔案館和數字檔案室的建設是緊密結合的,館室一體的數字檔案室建設模式更符合我國檔案管理的實際。太倉市在建設之初,對于數字檔案館的建設十分重視,正是得益于數字檔案館建設的經驗,其數字檔案室建設的進程大大縮短。而檔案室是我國檔案事業的特色所在,更是應該將館室建設統籌起來,也方便檔案信息的全程管理和控制。因此,數字檔案室將檔案信息發布模塊建在區域數字檔案館的網絡服務上,網站空間、技術維護、數字資源存儲、安全保障、標準制定全部架構于區域數字檔案館平臺之上,這樣數字檔案室避免浪費許多資源。在進行數字檔案室建設時,要注重數字資源和檔案數據庫的建設。同時,規范電子文件的歸檔流程。而數字檔案館要加強基礎設施的建設,注重網絡傳輸安全,保障進館檔案資源的完整和齊全。館室分工明確,能最大化發揮館室的作用,避免重復建設造成資源浪費。館室一體建設最大程度保障了電子文件運轉的連續性,符合電子文件管理的要求。

  3.服務共享,打造開放式數字檔案室

  數字檔案室是信息化建設的一環,而信息化的核心在于共享信息資源,所以,數字檔案室應順應時代要求,積極開發館藏資源,打造共享的、服務的、開放式的信息資源中心。從數字檔案室建設的進程看,各檔案室都十分重視資源的共享服務。而現階段,打造真正意義上的開放數字檔案室,首先,多層次多途徑開發有特色的檔案信息資源,促進館藏資源的有序整合和漸進開發。其次,提升檔案資源開發的規范性、準確性和專業化,有效消除檔案共享中的溝通障礙。第三,建立規;、開放性和互動性的檔案數據群,使利用者可以通過網絡技術實現自由獲取和共享,建立積極的“雙向”互動關系。由于數字檔案室中信息量大且處于動態更新之中,所以,應循序漸進的推進共享與服務的進程。

  四、結語

  數字化檔案室的建設是順應社會發展,促進檔案工作轉型升級的重要舉措,也是新時期下,與數字檔案館聯動發展的必然趨勢。所以要充分了解相關的建設經驗,提出新見解,從而更好的促進我國數字檔案室的建設和發展。

  (作者單位:上海大學圖書情報檔案系)


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